年間3,000名の応募を集める。Triggerの採用の仕組み
Triggerでは、自社求人だけで年間約3,000名の応募を集めています。
これだけ聞くと、
「応募のハードルを下げて、数だけを追っているのではないか」
と思われるかもしれません。
しかし、私たちが大切にしているのは、応募数そのものではありません。
仕事の価値を伝え、適切な人へ届け、応募後のプロセスを仕組み化し、その中からお互いに納得できる人と出会うこと。
それがTriggerの採用の考え方です。
実際、Triggerではこれまで、
自社求人だけで年間約3,000名の応募を獲得
オペレーター求人では広告費0円で2週間に130名の応募を獲得
当初1.5カ月を予定していた募集を、大幅に前倒しして終了
自社で比較した範囲では、同業他社の約3分の1のコストで、3倍以上の求人広告パフォーマンスを実現
といった採用実績を積み重ねてきました。
ただし、最初から今の形だったわけではありません。
むしろ、応募数や事業規模が増えていく中で失敗し、改善しながら、
「人を集める仕組み」と「人を選び、受け入れる仕組み」の両方が必要だ
と考えるようになりました。
この記事では、Triggerが採用活動をどのように設計し、年間3,000名規模の応募を扱う仕組みをつくってきたのかをご紹介します。
■ 目次
採用が事業成長そのものだった
Triggerが本格的に採用へ取り組むようになった大きなきっかけは、物流事業への参入でした。
物流事業では、ドライバー数が事業規模に直結します。
仕事があっても、ドライバーがいなければ売上を増やせない。
反対に、仕事を確保できている状態でドライバーが増えれば、その分だけ事業を拡大できます。
つまり、
採用力そのものが、事業成長のボトルネックになりやすい事業
でした。
私は起業当初からWebマーケティングに関わっており、SNSなどを事業へ活用することにも慣れていました。
そこで、
「マーケティングの考え方を採用にも応用できるのではないか」
と考えました。
誰に届けるのか。
仕事のどこに価値があるのか。
どのように伝えるのか。
どこで接点をつくるのか。
応募後にどう次の行動へ進んでもらうのか。
こうした採用全体を一つの流れとして設計することで、徐々に応募数を増やせるようになっていきました。
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Triggerでは採用を一つの「ファネル」として見る
採用活動は、求人広告を掲載して終わりではありません。
Triggerでは、大きく、
仕事を理解する
↓
価値を整理する
↓
求職者へ届ける
↓
応募
↓
初回接触
↓
電話
↓
面接・選考
↓
稼働準備
↓
稼働
↓
定着
という一連の流れとして考えています。
応募数だけを増やしても、その後の対応が追いつかなければ採用にはつながりません。
反対に、応募後の対応が優れていても、入口となる応募がほとんどなければ十分な選択肢を持てません。
だからこそ、
「集める仕組み」と「受け入れる仕組み」を同時につくること
が重要になります。
複数の求人媒体から入る応募を、一つのデータベースへ集約する
年間数千名規模の応募を扱うようになると、人力だけでの管理には限界があります。
例えばTriggerでは、複数の求人媒体や自社応募フォームから応募が入ります。
そこで、どの媒体から応募が発生しても、
応募者情報が正規化され、一つのデータベースへ統合される
仕組みをつくりました。
媒体ごとに項目名やデータ形式が異なっていても、内部では同じ形式で管理します。
これによって、
誰に連絡したのか。
今どの選考段階にいるのか。
どこで離脱したのか。
稼働後どうなっているのか。
といった情報を一つのデータベース上で扱えるようになりました。
このデータは採用時だけで終わりません。
稼働開始後の管理にもつながるため、
応募者管理と稼働者管理が分断されにくい
というメリットもあります。
応募直後の連絡は、できるだけ人を介さない
応募が発生したら、まず自動返信を行います。
求人媒体自体に自動返信機能がある場合はその機能を利用し、自社応募フォームはもちろん、媒体側に十分な自動返信機能がない場合でも、自動的にメールが送信される仕組みを構築してきました。
応募してくれた人を、
「担当者が確認するまで何時間も待たせる」
状態をできるだけつくらないためです。
採用では、応募した瞬間の候補者の関心が最も高いケースも少なくありません。
そのタイミングで次の行動が明確になっているだけでも、歩留まりは変わります。
面接の前に、必ず電話する
Triggerの採用では、面接の前に電話で話す工程を設けています。
電話の日程調整も自動で行えるようにしており、電話対応を行うスタッフには専用のアプリがあります。
そこには、
何を伝えるのか。
何を聞くのか。
回答内容によって次に何を確認するのか。
といった情報が表示され、内容によって細かく分岐する設計になっています。
この電話の目的は、単なる面接予約ではありません。
仕事の魅力を伝えることはもちろんですが、
現在どのような状況なのか。
何を求めて仕事を探しているのか。
仕事に対してどんなイメージを持っているのか。
Trigger側が提供できる仕事と認識にズレがないか。
を確認します。
ここで双方のイメージが大きく異なるのであれば、無理に面接へ進める必要はありません。
お互いに無駄な時間を使わないための工程でもあります。
大量応募に対応するため、専任オペレーターチームもつくった
応募数が増えていった過程では、仕組みだけでは追いつかなくなったこともあります。
実際、応募が多すぎて電話対応が間に合わない時期がありました。
そこでTriggerでは、電話対応を専門に行うオペレーターチームを構築しました。
重要なのは、
すべてを自動化することが効率化ではない
ということです。
電話で候補者と話すことには、人が対応する価値があります。
一方で、
電話日程の調整。
候補者情報の表示。
質問内容の提示。
回答による分岐。
対応状況の管理。
といった周辺業務は仕組みに任せられます。
そうすることで、オペレーターは、
候補者と話すことそのもの
へ集中できます。
面接でも「必ず伝える内容」を決める
面接についても、完全に面接官個人へ任せているわけではありません。
Triggerでは、面接で必ず伝える内容を決めています。
特に重要なのが、
企業理念や、私たちが何を実現したいのか
という部分です。
条件だけを見れば魅力的な仕事でも、会社が目指している方向と本人が目指している方向が違えば、長期的にはお互いに良い結果にならない可能性があります。
だからこそ、
仕事の条件。
良いところ。
大変なところ。
会社の考え方。
目指している未来。
をできるだけ正しく伝えたうえで、それでも進みたいと思ってもらえるかを大切にしています。
良いことだけを伝えて採用することを目的にはしていません。
「応募を増やす」から「良い出会いを増やす」へ
物流事業へ参入したばかりの頃は、とにかく事業規模を拡大するために人が必要でした。
そのため、
応募が来たらできるだけ面接する。
可能であれば働いてもらう。
という考え方が強かった時期もあります。
しかし、会社の規模が大きくなり、ドライバー数や応募者数が増えてくると、考え方が変わりました。
単純に人数を増やすより、
仕事や会社の考え方に共感してくれる人と働いた方が、長期的な成長につながる。
と感じるようになったからです。
そこで採用活動も、
「応募を増やす」
だけではなく、
「良い出会いの確率を上げる」
ための設計へ変えていきました。
あえて「離脱ポイント」を残す
採用フローを効率化すると、
「できるだけ候補者を離脱させない」
ことを考えがちです。
しかしTriggerでは、あえてすべての離脱ポイントをなくしてはいません。
例えば、
電話の日程を候補者自身に選んでもらう。
面接の日程候補を出してもらう。
といった工程です。
そこで本人が自発的に次の行動を取らなければ、電話や面接へ進まないことがあります。
これは不便な仕組みをつくっているのではありません。
本人が本当にその仕事へ興味を持っているのかを見るためのスクリーニング
でもあります。
同じように、電話や面接でも、候補者にとって聞こえの良い話だけをすることはありません。
大変な部分や、事前に知っておいてほしいことも伝えます。
そこで納得できなければ、選考へ進まないという選択もあります。
採用フローは、
歩留まりを100％に近づければ良いわけではない
と考えています。
Triggerが「倍率」を重視する理由
Triggerでは、採用において「倍率」を重要視しています。
例えば2名を採用したい場合、可能であれば8〜10倍程度の応募母集団をつくりたいと考えます。
これは、応募者を大量に集めて競争させたいからではありません。
母集団が少なすぎると、
「この中から採らなければならない」
という採用になりやすいからです。
一定の母集団があれば、
能力や経歴だけではなく、会社の理念に共感しているか。
仕事の考え方が合っているか。
本人が目指している未来と仕事がつながっているか。
まで考えて選考できます。
応募数は、
採用人数を増やすためだけの数字ではありません。
私たちにとっては、
素敵なご縁に出会える確率を上げるための母集団
です。
全員に働いてほしいわけではありません。
その中から、お互いに納得できる人を仲間として迎えたいと考えています。
選考管理から稼働準備まで、できるところは仕組みに任せる
電話以外にも、Triggerでは採用フローの多くを仕組み化しています。
例えば、
リマインド。
選考状況の管理。
次工程への案内。
稼働開始までの業務研修。
などです。
特に年間3,000名規模の応募を扱う場合、
一人ひとりについて、
「次に何をしなければならないか」
を人が覚えて管理することは現実的ではありません。
必要なタイミングで必要な処理が行われ、人が対応すべきことだけが人へ届く。
そんな状態を目指して設計しています。
これは採用だけに限らず、Triggerが業務設計やシステム開発で大切にしている考え方でもあります。
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効率化するほど、人とのコミュニケーションを大切にする
採用業務を自動化すると、
「人との接点が減ってしまうのではないか」
と思われるかもしれません。
Triggerが目指しているのは逆です。
日程調整。
リマインド。
データ入力。
候補者管理。
定型的な案内。
研修の一部。
といった、人が行う価値の低い仕事を仕組みに任せる。
その分、
候補者と話す。
考えを聞く。
企業理念を伝える。
仕事への不安を確認する。
稼働後に実際どう感じているのかを聞く。
といった、人にしかできないことへ時間を戻します。
効率化は、コミュニケーションを減らすためではなく、質の高いコミュニケーションへ時間を使うために行う。
これがTriggerの基本的な考え方です。
採用の成功は「採用した瞬間」では終わらない
私たちは、応募者が入社・稼働した瞬間だけを採用成功とは考えていません。
大切なのは、その後です。
実際に仕事を続けられているか。
本人が納得して働けているか。
この仕事によって、本人の生活や将来が良い方向へ進んでいるか。
会社にとっても本人にとっても、良い選択だったのか。
採用時点だけを見れば、人数を増やすことはできます。
しかし、早期離脱が多ければ、その採用が成功だったとは言いにくいでしょう。
だからこそTriggerでは、
応募 → 選考 → 稼働 → 継続
までを一つの採用活動として考えています。
自社で磨いた採用の仕組みを、採用支援へ
Triggerが採用支援を行う際には、自社採用で積み重ねてきた考え方や仕組みを活用しています。
求人広告だけを見るのではありません。
仕事そのものの価値を整理する。
求職者へ伝わる形へ変える。
適切な媒体やチャネルで届ける。
応募後のファネルを分析する。
連絡や日程調整を改善する。
必要であれば業務そのものをシステム化する。
候補者とのコミュニケーション内容まで設計する。
といったように、
採用全体を一つの仕組みとして見る
ことを大切にしています。
年間3,000名という数字も、その一部分です。
本当に重要なのは、その規模の応募を扱いながら、
候補者一人ひとりと適切に向き合える仕組みをつくること
だと考えています。
まとめ｜採用力は「人を集める力」だけではない
採用力というと、
「どれだけ応募を集められるか」
が注目されやすいかもしれません。
もちろん、母集団をつくる力は重要です。
しかし、それだけでは十分ではありません。
仕事の価値を整理する。
適切な人へ届ける。
応募後すぐに次の行動へ進める。
候補者情報を正しく管理する。
必要なところは自動化する。
人が向き合うべきところでは、しっかり向き合う。
会社の良いところも、大変なところも伝える。
理念や目指す未来を共有する。
そして、お互いに納得した人を仲間として迎える。
こうした一連の仕組みがあって初めて、継続的な採用力になります。
Triggerが年間3,000名規模の応募を集める目的も、人数を増やすことそのものではありません。
より多くの人と出会うことで、お互いにとって良いご縁の確率を高めること。
そして、その出会いを事業と人の成長につなげていくこと。
それが、Triggerが採用の仕組みをつくり続けてきた理由です。
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